Comment organiser
simplement tes papiers ?
Ranger ses papiers simplement et efficacement
Que tu aimes ça ou non … y a un moment, on n’y échappe pas, il faut bien organiser et surtout ranger ses papiers …😔
D’ailleurs, la psychologue Laurence Einfalt dit :
« L’ordre, c’est le préalable à la pensée »
Et ce n’est pas faux ! C’est même une façon de faire de la place au sens propre comme au sens figuré pour le coup !
Alors, autant, je ne vais pas te donner mes trucs et astuces pour tout le ménage de tes papiers et de tes dossiers, je vais surtout te partager comment t’organiser question d’éviter d’encombrer trop vite ton cerveau !
Pour les moins passionnés du rangement et de l’archivage, je te laisse ci-dessous une petite vidéo pour découvrir une méthode simple et rapide à mettre en place pour commencer à t’organiser 😉 !
Avec cette astuce organisation, tu vas déjà commencer à gagner du temps sans te faire suer !
Et ce n’est qu’un début ! 😁
Chaque jour, à réception du courrier, le tri devient plus simple, ça va te prendre grosso modo 3 minutes par jour pour dispatcher tes papiers pro et perso selon ces 3 indications …
Si tu souhaites faire la distinction entre tes documents personnels et professionnels, il te faudra alors 6 boîtes … à toi de voir …
La routine à mettre en place et forcément à appliquer :
Tu te cales un temps et un jour, de préférence tu choisis toujours le même créneau pour traiter tous les papiers et tu vides tes boîtes !
Tu commences forcément par la bannette “À faire” puisqu’une fois que c’est fait, ces documents se retrouvent en toute logique dans la boite “à Ranger”
Tu en profites également pour voir si tu peux t’occuper de ce qui se trouvait dans la partie “en attente”
Prends l’habitude de classer tous les papiers qui se trouvent dans la boîte
“À ranger” car en toute logique s’y trouveront des factures à comptabiliser dans la gestion de ton entreprise …
Tu te doutes bien qu’il va arriver un moment où tu vas être obligé d’archiver (sinon, c’est débordement des boîtes assuré 😁) et là, il faut tout simplement ranger tous les papiers que tu as traités et pré-triés… tu peux déjà les stocker dans une chemise cartonnée avant de passer à l’archivage ^^…
Je te donne la méthode que j’utilisais en tant qu’assistante virtuelle par archiver les documents de mes clients …
No stress pour cette partie car même si tu es un particulier, elle est visuelle et facile à mettre en place.
Si tu es secrétaire indépendante, tu pourras répliquer à chacun de tes clients !
Je te conseille juste d’utiliser cette fréquence pour ranger vraiment tes papiers !
Archivage de documents,
Comment ça se passe ?
Pour ranger tes papiers, tu peux déjà définir une fréquence …Je t’ai proposé de le faire une fois par trimestre mais forcément, tu fais selon ton remps !
Le rangement définitif de tes papiers concernera surtout :
📄 Tes factures d’achats classées par ordre chronologique,
📄 Tes pièces de ventes et les éléments de la banque.
Pour t’organiser dans ton classement et différencier simplement les documents à ranger, utilise des codes couleurs
🟥 Le rouge pour les dépenses qui regroupe toutes les pièces d’achats
🟦 Le bleu pour ce quil a sur ton compte bancaire qui regroupe toutes les pièces de la banque
🟩 Le vert pour tout ce qui rentre et donc, toutes les pièces de vente
Le must et pour faire des économies, c’est d’
éditer de tes intercalaires,
Oui, inutile d’en acheter chaque année, te les faire te revient moins cher (surtout si gérer l’administratif est ton domaine d’activité) !
Voici comment j’organisais ça quand j’étais assistante administrative !
Une fois ces intercalaires éditées, je les relis avec un clip, en plus, c’est le genre de truc qui te prendra moins de place !
Je te laisse un petit aperçu pour que tu puisse voir ce que ça donne
En suivant le rythme d’un archivage au trimestre, mine de rien, tu arrives en fin d’année avec tous tes papiers prêts pour ton cabinet comptable ou prêts à être rangés de manière définitive dans un carton !
Pour mettre en pratique ce fonctionnement de classement, retrouve ci-dessous, les achats à prévoir :
Pour ton papier :
Pour ta présentation et ton archivage définitif :
◽Relieur pour archives 8 cm plastique – blanc – boîte de 100
Autre info à savoir …
Il faut que tu saches que les liens ci-dessus sont des liens d’affiliés, c’est-à-dire et pour faire simple, que si tu passes une commande après tes clics sur ces liens,Je toucherai une commission … Rien de ouf non plus, mais c’est une redistribution du fait que j’en parle sur mon blog.
Voilà, il est important pour moi de te le faire savoir !
Si à l’instant même où tu lis ces lignes, je te parle chinois et que tu te demandes même… Mais qu’est ce que c’est que ce truc d’affilié … Je t’invite à aller visionner les 45 minutes offerte par Emma des reines de l’affiliation.
Voilà, si tu as 2 tas sur les côtés de ton bureau et que tu veux y remédier, tu as la solution pratico-pratique maintenant ! A toi de jouer maintenant !
Comment classer ses papiers ...
Pour les plus motivés …
Et surtout, si tu veux aller plus loin, tu trouveras en téléchargement la trame d’un audit administratif qui reprend les informations d’archivage papier & informatique !
C’est gratuit 😉 !
Télécharger le modèle d’audit administratif
Voilà, j’espère que ces petites astuces pour l’organisation de tes papiers t’aideront à passer à l’action… Par contre, si toi aussi tu as tes propres routines, n’hésite pas à partager tout ça avec un petit commentaire !