Externaliser, dématérialiser
sa gestion
Une étude nommée à la recherche du temps perdu, fait ressortir que près de 60% des entreprises françaises n’utilisent aucun outil numérique pour s’alléger de cette charge administrative.
D’après cette analyse qui date 2018, la gestion administrative représente :
6 heures hebdomadaires
Soit 142 jours par an
C’est encore énorme, non ?
À l’heure du tout digital, voyons ici, les solutions qui existent pour dématérialiser, externaliser sa gestion selon le profil d’entrepreneure que tu es.
6 heures hebdomadaires
Soit 142 jours par an
C’est encore énorme, non ?
À l’heure du tout digital, voyons ici, les solutions qui existent pour dématérialiser, externaliser sa gestion selon le profil d’entrepreneure que tu es.
La dématérialisation pour les allergiques à l’informatique
Que ça soit par manque de compétences ou carrément par désintérêt total parce que toi et l’informatique, ça fait 2…De nos jours, dans notre quotidien, on pousse les entrepreneur(e)s à se servir des NTI.Ne serait-ce que pour la réception de tes factures …
Dématérialisation oblige, tu les reçois par mail.
Il y a un autre exemple du même genre :
Les entreprises qui travaillent pour les services publics, c’est l obligation de dématérialiser leurs factures.
Une véritable épine dans le pied quand on n’est pas à l’aise avec l’informatique !
Sans forcément chambouler ta façon de gérer tes papiers, tu as quelques options simples qui peuvent t’aider à t’y mettre un peu…
Avec l’investissement financier d’un ordinateur :
Tu peux apprendre à maîtriser la bête avec des cours d’informatique gratuits via des MOOC
Suivre une formation par un organisme et profiter d’une prise en charge financière ;
pour le financement, je t’indique dans ce billet comment se faire financer une formation
Sans forcément t’équiper de matériel informatique :
Tu peux avoir accès à internet et un poste informatique dans des endroits comme les bibliothèques, médiathèques et certains espaces de coworking de ton secteur… ce n’est pas forcément très pratique, mais en attendant de pouvoir investir, c’est mieux que rien ! Et puis tu pourras rencontrer un peu de monde, ça peut être sympa 😉 !
Pense également qu’un prestataire extérieur comme une assistante administrative et indépendante ; elle pourra t’accompagner à dématérialiser, automatiser ta gestion administrative.
Par cette alternative, tu bénéficies de son propre matériel pour :
Créer et gérer tes adresse.s mail.s.
Administrer tes espaces extranets et toutes autres démarches numériques.
Tu peux bien évidemment continuer à traiter toute ta partie administrative au papier et crayon et puis basta…
Ce qui peut être avantageux en cas de panne électrique …!
La transition digitale pour les plus initiés
Si comme Céline Lieffroy, freelance, tu es à l’aise avec l’outil informatique, la transition digitale est déjà engagée.Comme elle, l’informatique, c’est mon outil de travail. L’externalisation administrative est axée sur la gestion commerciale, mais pas que… Voici les systèmes numériques les plus communs que tu peux trouver sur le marché !
Pour celles et ceux qui sont suivis par un cabinet comptable,
Des outils de gestion communs sont mis à ta disposition, on retrouve souvent :
Un espace de GED (Gestion électronique de documents)
Il te sert à y déposer tes factures d’achats, de ventes et tes relevés bancaires…
Tu peux également avoir une interface pour t’occuper de ta gestion commerciale
Du devis à la facturation, ainsi que l’enregistrement des encaissements et même la relance clients
Chaque plateforme collaborative est propre à chaque cabinet comptable.
La prise en main est assez simple, mais une période de paramétrage sont à prévoir.
Pour les micros entrepreneures,
Tu as des outils de gestion commerciale en ligne qui font très bien l’affaire comme :
jepilotemonentreprise.com
Pour 9.90 HT par mois, tu bénéficies de tous les outils de base pour ta gestion.
Pour les indépendants suivis par un centre de gestion agréé (comme OMEGA2 dans mon secteur),
L’outil proposé est Georges : Bon, ça en fait, c’était avant…tu le retrouves ci-dessous :
Indy
Il bénéficie des mêmes fonctionnalités que les précédents.
Son tarif le plus bas est de 20.00 € HT par mois
À ce tarif et ça peut te concerner, il fait aussi :
La déclaration 2035
Déclaration de TVA
Télétransmission de la liasse fiscale à ton AGA
Pour ce genre d’outils, il y a beaucoup de propositions et je ne vais pas non plus toutes les citer (parce que je ne les connais pas toutes), et puis il faut surtout que ça corresponde au besoin de ton entreprise.
Pour les flux d’informations physiques et numériques restants à traiter.
Y-a-pas à dire, bien que l’on soit dans l’ère 2.0, on reçoit aujourd’hui des documents au format papier. Niveau gestion et organisation, ce n’est pas forcément évident pour tous…une gymnastique supplémentaire pour concentrer tes archives de la même façon et au même endroit…c’est un choix à faire !
Si tu as choisi l’option papier
Il te faudra tout imprimer
Classer au fur et à mesure
Archivé par exercice comptable clos
Ce qui est loin d’être impossible, je te rappelle juste qu’il te faudra :
Être rigoureux et organiser et avoir de la place pour stocker tout ça !
Si tu choix s’est porté sur la gestion numériquePlusieurs outils en fonction de tes besoins
Pour toutes tes notes de frais en verion gratuite
Tu peux utiliser des scans de poches comme :
Microsoft Office Lens
Evernote Scannable
Il faut savoir que pour une numérisation correcte vis-à-vis des administrations et en cas de contrôle, il faut que la solution de scan choisie respecte des règles précises.
Il faudra vérifier que l’horodatage et l’archivage à valeur probante certifiée est inclus.
C’est une solution de gestion payante comme expensya qui répondra le mieux à ces critères.
Si tu cherches à améliorer ta performance en organisation;Tu disposes d’espaces virtuels avec les plateformes de travail collaboratives comme WIMI
Leurs objectifs :
La simplification du travail d’équipe
La centralisation des échanges pour éviter de saturer ta messagerie !
Le partage de contenus
Le suivi et la planification de tâches
L’organisation de tes réunions
Voilà, que ce soit pour l’administratif opérationnel ou réglementaire, tu disposes de plusieurs options pour organiser ta gestion. Et si tu as d’autres outils à me faire connaître ou tester pour dématérialiser, externaliser sa gestion administrative, n’hésite pas à le partager en commentaire !
Merci pour cet article intéressant.
Les agences immobilières n’étaient pas prêtes de ce changement. Il fallait avoir des outils pour s’organiser et pouvoir travailler en télétravail. J’ai une agence immobilière et j’ai subi l’inconvenance du confinement.
Premièrement, c’était le problème de la téléphonie. On n’avait plus de téléphone, sur toutes les annoncesétaient marquées le numéro de téléphone de l’agence alors que personne n’était à l’agence. J’ai trouvé trouver la solution avec la digitalisation immobilière IWS qui m’ont mis en disposition la téléphonie digitale VOIP. Maintenant, j’ai mon poste sur mon portable et avec une connexion d’internet je peux répondre aux appels entrant avec une seule connexion de VPN.
C’est l’avenir, la digitalisation immobilière deviendra une obligation, si pas par la loi, mais à force de concurrence tous types d’entreprises commencerons la digitalisation.
Bonjour Elisabeth,
Merci pour ton commentaire et ce partage d’expérience qui servira très certainement aux entrepreneures qui travaillent dans le même secteur d’activité !