Embauche et obligations

Embauche & obligations

Si tu as pris le temps de naviguer sur mon site, tu sais que c’est typiquement le genre de prestation que je peux réaliser en tant que secrétaire à distance, car je gère aussi la partie gestion du personnel.
Force est de constater que les entrepreneurs que je rencontre se retrouvent bien seuls pour une première embauche… quelles obligations ??… très souvent, ils n’ont que très peu de renseignements vis-à-vis de ces exigences administratives.

Mon rôle : informer, conseiller et accompagner les entrepreneurs dans la gestion du personnel.

Alors, si ton activité se développe et que tu as besoin de bras, c’est super !
De créer de l’emploi, c’est tout à ton honneur !
Et comme tu as besoin d’infos sur les droits et devoirs vis-à-vis de ton futur(e) salarié(e),
Tu es au bon endroit !…


Car pour rappel, tout manquement à ces obligations entraîne des conséquences pénales pour toi, nouvel employeur et qu’il est bon de connaître.

Mais avant même de commencer la check list des obligations induites par une embauche, je préfère te donner LA bonne habitude à prendre dès que tu as fini de faire passer les entretiens d’embauche et que ton choix est fait, avant même de te lancer dans les déclarations administratives, pense à demander ces quelques papiers…

Les documents à demander à ton salarié :
La photocopie de sa carte d’identité ou titre de séjour
Une copie de sa carte vitale ou l’attestation d’affiliation à la sécurité sociale
Une photocopie de son permis de conduire
Pour un travailleur étranger : une autorisation de travail
Un RIB pour le versement du salaire

Ces renseignements te seront indispensables tout au long de tes démarches administratives.
Maintenant que tu as tous les documents nécessaires, tu vas pouvoir rentrer dans le vif du sujet et commencer toutes formalités administratives !
Découvre maintenant les formalités liées à l’embauche de ton premier salarié(e)
La déclaration préalable à l’embauche
Que ce soit pour un contrat en CDD ou en CDI,
Tu dois déclarer l’embauche d’un salarié au plus tôt, 8 jours avant la date l’embauche ou le jour J.

L’administration privilégie la DPAE par voie électronique :
Sur votre compte : Net-entreprise ou Urssaf

Pour les employeurs qui ont effectué plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente, la dématérialisation de cette déclaration est devenue obligatoire.
En théorie, la DPAE permet en une seule démarche de réaliser plusieurs formalités obligatoires à la fois :
https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/R14530

Mais dans la pratique, pas tout à fait …
Avec la déclaration préalable à l’embauche, tous les organismes sont maintenant au courant que tu as embauché, mais c’est à toi de réaliser certaines démarches !

L’adhésion à l’organisme de santé interentreprise
L’adhésion de ton entreprise est obligatoire et ce, dès la première embauche.

Inscrire ton salarié auprès de l’organisme de santé au travail interentreprises auquel tu as adhéré.

Tu trouveras les coordonnées du service de santé au travail compétent auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi. (DIRECCTE)
L’inscription de tes salariés aux caisses de retraite et de prévoyance L’affiliation à ces différentes caisses est également à la charge de l’employeur.

Si l’activité dépend d’une convention collective, celles-ci peuvent être imposées,
à toi de vérifier à qui ton entreprise doit adhérer
!


La mutuelle santé d’entreprise
Pour rappel :
Tout employeur du secteur privé (entreprise et association) a l’obligation de proposer une couverture complémentaire santé collective à ses salariés (sauf ceux qui en ont déjà une).
https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F33754

Mais une fois de plus, c’est à toi, employeur de compléter et de transmettre le bulletin d’adhésion de ton nouveau salarié auprès du cabinet d’assurance.

Mais une fois de plus, c’est à toi, employeur de compléter et de transmettre le bulletin d’adhésion de ton nouveau salarié auprès du cabinet d’assurance.

Démarches obligatoires liées à une embauche



Hormis la rédaction du contrat de travail que tu peux très bien déléguer à ton cabinet comptable…

Tes obligations ne sont pas finies pour autant !

Voici ce que tu dois mettre en place dans ton entreprise… Découvre la suite des obligations à penser !


Ouvrir le registre unique du personnel
Sur support papier ou informatique, il doit être tenu à jour dès la première embauche et lister tous les mouvements d’entrée et de sortie du personnel de l’entreprise.

Document unique d’évaluation des risques professionnels
C’est le registre qui fait état de tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés avec une analyse des risques selon ton activité.
Il doit être à disposition de(s) salariées et de toutes administrations de contrôle.
Il doit être mis à jour chaque année.


L’affichage obligatoire
Pour répondre et respecter le droit à l’information, l’employeur doit porter à sa connaissance certaines informations ; selon le nombre de salariés, comme les renseignements diffèrent, tu trouveras plus d’infos par-là :
https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F23106
Une fois avoir réalisé toutes ses formalités et obligations induites par l’embauche d’un collaborateur, en tant qu’employeur, tu as également des devoirs à l’égard du salarié
A l’embauche, les documents à remettre à ton salarié :
La copie de la DPAE ou l’accusé de réception délivré par l’URSSAF
La copie de son contrat de travail
La liste des conventions collectives applicables à l’entreprise

Durant le contrat, 2 obligations dans le cadre du contrat travail
Rémunérer ton salarié et garder le double des bulletins de paie
L’obligation de lui fournir un travail ainsi que les moyens de le réaliser.

La loi impose une obligation de formation
Pour y répondre, l’employeur doit :

Assurer l’adaptation des salariés à leur poste de travail
Veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois,
des technologies et des organisations.

En contrepartie, l’entreprise devra participer au financement des formations et s’acquitter de de la taxe annuelle au titre de la formation professionnelle auprès de Opérateurs de compétences (OPCO).

D’ailleurs, j’ai écrit un article si tu souhaites savoir comment se faire financer une formation

Enfin, pour répondre entièrement aux actions dans le domaine de la formation imposer par la loi,
L’employeur doit rencontrer ses salariées tous les 2 ans sans le cadre d’un entretien professionnel. https://travail-emploi.gouv.fr/formation-professionnelle/entreprise-et-formation/entretien-professionnel


Fin de contrat,encore des formalités et obligations !
À la fin d’une collaboration et quel qu’en soit le motif, licenciement, rupture conventionnelle, démission,
en tant qu’employeur tu dois remettre à ton salarié :


Le certificat de travail
Le reçu pour solde de tout compte
L’attestation Pôle Emploi pour qu’il puisse faire valoir ses droits à l’allocation chômage.

On y est presque … mais, à ne pas oublier de aussi…

Si le dispositif d’épargne salarial est en place dans ton entreprise :
Le salarié doit se voir remettre un état récapitulatif de ses avoirs épargnés dans le cadre de la participation,
de l’intéressement, des plans d’épargne entreprise.

La portabilité de santé et la prévoyance
A la rupture du contrat de travail, le salarié peut continuer à bénéficier des couvertures complémentaires au titre de la prévoyance et des frais de santé pendant au maximum 12 mois.

Faire le point à ce sujet avec ton organisme de santé et prévoyance est une bonne idée !
Tu es tenu(e) de remettre à ton salarié la notice d’information, fournie, par l’organisme assureur, qui contient les conditions d’application de la portabilité.

Le bordereau individuel d’accès à la formation
Le BIAF doit être remis au travailleur à la fin du contrat.
Cette obligation concerne les entreprises dans le secteur des services, de l’industrie, du commerce et de l’artisanat.


Et pour finir…
Pense à mettre ton registre du personnel à jour !
Tu l’auras compris, à l’embauche de ton premier salarié, il va falloir t’organiser pour te conformer à toutes ces obligations. Et si tu veux récupérer cette check list pour pouvoir t’en resservir encore et encore, retrouve-là à prix mini à la boutique 😉 !

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